La firma electrónica es un concepto jurídico, equivalente electrónico al de la firma manuscrita, donde una persona acepta y da por validado el contenido de un mensaje electrónico a través de cualquier medio electrónico que sea legítimo y permitido. Ejemplos:

• Usando una firma biométrica.
• Firmando con un lápiz electrónico al usar una tarjeta de crédito o débito en un comercio.
• Marcando una casilla en una computadora, a máquina, o aplicada con el ratón o incluso con el dedo del usuario en una pantalla táctil.
• Usando una firma digital.
• Usando un sistema que obligue a establecer usuario y contraseña.
• Usando una tarjeta de coordenadas.

Regulación en Colombia

Mediante la Ley 527 de 1999 se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales. Esta norma presenta una definición para firma digital como; “un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje, permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación".
Por su parte, el Decreto 2364 de 2012 por medio del cual se reglamenta el artículo 7° de la Ley 527 de 1999 para la firma electrónica, en su artículo 1, define a la firma electrónica como: Métodos tales como; códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas privadas, que permite identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma, atendidas todas las circunstancias del caso, así como cualquier acuerdo pertinente.
Mediante el Decreto 333 de 2014 se regularon de manera detallada aspectos relacionados con las entidades de certificación, los certificados y las firmas digitales.
La Resolución 000070 de 2016 presenta las características técnicas y el procedimiento para emitir la firma electrónica. En los artículos 6, 7 y 8 se señalan los efectos jurídicos, la confiabilidad y seguridad de la firma.
La DIAN facilitó para todos los contribuyentes la emisión de la firma electrónica a través de la Resolución 000022 de 2019. Gracias a esto, es posible solicitar y renovar la firma en portal de la DIAN, evitando filas y ahorrando tiempo para realizar otros trámites de los contribuyentes.

Características de la firma electrónica para personas jurídicas y naturales en la DIAN

Es necesario que la firma electrónica tenga ciertas características, con el fin de que sea confiable y tenga respaldo legal. Al momento de la creación de una firma electrónica esta será conocida como Instrumento de Firma Electrónica (IFE) que tiene las siguientes características de acuerdo a la Resolución 000070 de 2016:

• Identidad electrónica: identificación que se verifica acorde con la información consignada en el RUT. (Registro Único Tributario).
• Contraseña de la identidad electrónica: la combinación de una serie de caracteres alfanuméricos.
• Código electrónico: se refiere a la serie de caracteres numéricos que tendrá el IFE.
• Vigencia: el IFE tendrá una vigencia de tres años contados a partir de la emisión o renovación.
• Gratuidad: no genera costo alguno para el contribuyente.

¿Cómo obtener la firma electrónica de la DIAN ?

Obtener la firma electrónica es un proceso que ya no necesita gestionarse de manera presencial, sino que puede hacerse de manera virtual. Los contribuyentes pueden realizar este exigidos por la DIAN según la Resolución 000022 de 2019. Este se puede realizar por internet, importante tener un correo electrónico en la información suministrada en el RUT. Se realiza de la siguiente manera:

• Renovar tu mecanismo digital a una firma electrónica.
• Configurar las preguntas de identidad electrónica, proceso necesario para establecer que la información consignada en el RUT es verídica.
• Habilitar la firma electrónica y comenzar a usarla.